完善广告公司机构设置及业务流程
部门设置还算完善,但不专业,从部门名称很难联想到这是一个广告公司的设置,对公司业务的展开与对外宣传都有限制.
从本公司的产品来看,公司规模不大,做的都是技术活,如果想把公司做大做强,必须对公司业务进行深化,拓展,吸收一些专业人才,走原创之路,树立自己的品牌与形象,保证公司的可持续发展.
行政部,财务部这两个内部事务部门,不必改动.每个公司都是如此设置,职能也大同小异.行政部:行政主任一名,行政助理视公司规模设1—3名,公司司机一名.
财政部:视公司规模设2—3名财务人员.
上述可根据公司规模与实际情况或多或少.
要变动的是公司的专业部门:
客户部
开拓客户并保持联络,与公司内其他各部门保持密切的联系.
在广告公司内,客户部还应承担公司的公共关系方面的工作
1.部主任
全面负责客户部的行政和业务管理工作,负责客户服务管理.对上,直接向总经理或副总经理负责,汇报工作;对下,检查业务组主管或营业主管的工作;并负责与比较重要的客户保持接触和联系或洽谈,引见.负责选聘,任用和考核客户服务人员.
2.业务主管或经营主管
全面负责所在经营组或业务组的业务工作和日常行政工作.对上,向部主任负责,汇报工作;对下,检查客户主任工作.还负责与较高层次和地位的客户企业决策人员,市场销售主管或市场经理保持接触,负责新业务的开发,调查,并发展原有业务.
3.客户主任
向部主任或业务主管负责汇报工作.负责按照所代理的客户的广告计划和预算开展业务活动,为公司争取盈利.参与制定客户市场销售政策,发展广告目标和策略,并负责向客户简述广告的创作意图,介绍创作初稿,汇报工作进展.此外,还参与拓展新的业务.
4.客户经理
负责部分文件的拟写,负责向上级主管或客户介绍广告初稿,负责较小客户的业务洽谈和接触.
5.业务员
负责与客户的业务联络,送稿复审确认和审核制作的校样稿.在出席客户会议时,负责会议记录,并提交会议记要.一般没有决策权,是在其他人员的指导下开展工作.要求对广告制作和媒介等很熟悉.
6.业务协调员
主要负责协调广告工作的进展,与创作人员和制作人员保持联系.督促检查各工作环节的衔接和完成,以保证按广告计划完成工作进程.负责保持与客户的日常事务性联系,代理有关文秘工作.在必要时,有权直接重新安排工作.
创作部
负责广告的创作,设计和制作.(可根据公司规模及业务灵活调整)
1.创作部主任
全面负责创作部的行政管理和业务管理,控制广告创作水平.监督和保障创作人员按广告计划工作日程和广告预算标准进行工作,负责向创作组和创作人员分配工作任务,重点督促和保证广告策略的实施.有权选聘,任命和考核创作人员.参与新业务的广告创作.对总经理或副总经理负责.
2.创作组
(1)组长,负责文稿组或美工组的业务领导,代理创作部主任履行某些职责,总揽广告创作的全面工作,直接向创作部主任负责.
(2) 撰稿员,通常负责为一组特定的客户工作,负责广告文稿的构思.参加客户会议,并在必要时直接向客户介绍工作进展.负责所有媒介广告的文稿编写工作,必要时 参与促销活动,要求能够理解,实施,解释市场策略和广告策略,能与美工,导演密切合作.现阶段,分工已发展到细分专职广告和专职广告文的阶段.
(3)撰稿助理,在撰稿员的指导下,为一些较小的广告活动进行文字工作,实施撰稿员的广告构思,发展广告策路.在必要时,参加小客户的客户会议.要求能按广告预算开展一个广告活动.
(4)美工导演,同撰稿员一样,通常为特定的客户工作,负责广告画面构思,负责导演电视广告,必要时,亲自进行摄影和绘画.要求能理解广告策略.
(5)美工导演助理,负责落实美工导演的构思,必要时进行绘画.
(4),(5)两项职务分工,随着广告公司的发展已发生变化.美工一般不负责摄影及导演,而设有专职导演,摄影师,摄像师.
(6)创作助理员,负责协调创作部(组)工作的正常进行,帮助创作人员完成广告的创作,收藏创作稿件和创作资料,帮助打印其他人所撰写的文稿.必要时,与有关政府部门联系,以取得广告的电视播映许可.
3.印刷制作组
(1)组长,全面负责公司内有关报刊等印刷广告的制作工作.负责与有关制作单位洽谈业务,并对各种印刷技术的采用加以指导和提出建议.领导正稿员的工作,并对部主任直接负责,汇报工作.
(2)正稿员,负责落实美工导演的设计草图和撰稿员的初稿.高质量地制作广告正稿,寄给报社,杂志或印刷厂,负责广告的美工技术处理.
(3)美工,负责把美工导演的初步创意变成视觉上的具体图案,要求有快速绘画的才能.
(4)排印,负责各种字体设计的选择和排版.要求熟悉印刷业务,并能很好地理解各种广告设计与各种字体运用的关系.
(5)校对,负责印刷清样的文字校对工作 ,修正版面的印刷错误和文字错误.
(6)制作助理,负责安排和料理广告制作材料的供应,保证广告工期和制作质量.作为制作经理的助手,向其报告工作.必要时,参加广告制作.
4.影视广告制作组
(1)组长,全面负责公司内有关电台,电视广告的制作工作.负责与有关制作公司洽谈.
(2)制作经理,负责电台电视广告的制作监督,保证其按广告计划日程工作,并按预算标准完成广告片制作.
(3)演员选派,负责挑选,面试用于广告摄制的演员和模特儿,向他们布置具体的要求,保证他们穿戴好合适的服饰,准时到场.
(4)制作助理,负责为制作广告准备材料和道具,保证广告按期完成,保证广告质量.
(5)创意指导,负责为创作部出主意或提出创意设计或构思的意见.
媒介部
根据广告计划,制定广告活动的媒介策略,负责媒介的选择,并负责与有关媒介单位接洽和联络.
1.主任
向 总经理负责.全面负责媒介部门的行政管理和业务管理工作,负责控制媒介计划和媒介订位,与各媒介单位洽谈合作条件,全盘负责媒介部门的盈利.负责并参与开 发新的客户和新的广告业务,为新的广告业务开介绍会,并亲自准备或拟写材料.要求了解媒介的最新发展,掌握媒介计划,能够使用电脑管理,创作有发展的新媒 介的电脑程序.
2.媒介经理
负责几个业务小组的工作和管理,代理部门主任的大部分职责.重点是代理其媒介方面的职责,研究重要的媒介策略的采用,与高级客户保持联系,并负责与媒介代表洽谈.
3.媒介组组长
负责一个业务组的媒介计划和媒介订位工作,参与向客户介绍媒介情况,参与媒介代表的洽谈,但不涉及或很少涉及一些特殊的媒介业务.
4.媒介计划员
在媒介组长或经理的领导下工作,负责执行已经制定的媒介策略和负责指定的客户业务.研究引用一些较为简单的媒介策略.
5.媒介助理
按媒介计划的要求,联系并取得媒介订位确认,兼做媒介部门一般性工作.
市场调查部
按照广告活动的要求,对目标市场开展调查,为广告主和广告公司制定广告计划,提供有关市场潜力和市场环境的背景材料,并就有关问题向广告主和广告公司提供咨询意见和建议,为广告决策以至广告主的市场决策提供客观依据.
1.主任
负责调查部的行政和业务管理,负责市场调查计划的制定,负责向总经理或客户企业高级人员汇报调查结果,提出市场策略建议和广告策略建议.
2.课题组长
负责某一客户的广告调查工作的计划,监督调查计划的实施.负责向部主任提出调查报告,向客户汇报调查结果和提出有关建议.
3.调查员
负责根据调查计划进行具体调查方案的拟订,开展调查活动,并根据调查结果进行分析研究,提出调查报告,市场策略和广告策略建议,并向客户汇报有关市场调查经过和市场调查情况,介绍调查结果.
4.记录员
协助调查员工作,负责有关文案调查资料,实地调查资料的收集和整理,负责记录有关谈话内容,提交谈话记要,并负责有关打字,速记等工作.
5.资料组组长和资料员
负责收集,整理,编辑,汇总有关市场调查资料和档案资料,建立市场调查档案.
行政部,财务部也可统一设立在行政办公室管理.
广告公司行政办公室的任务,是对公司的日常事务进行全面的管理,并对业务部门进行行政监督,提供后勤服务.具体地,行政办公室又可分为计划,人事,财务,审计,机要和后勤等分支部门.这些分支部门在一些特大的广告公司是单独列为正式的一级行政辅助机构的.
计划部门的工作任务,是具体负责公司的年度工作计划和经营计划的制定,以及监督执行,并负责制定公司的长远发展规划.
人事部门的工作任务,是具体地负责公司人员的录用解聘.录用人员时应根据业务部门的需要,进行业务考核和综合级别评定,对具体业务部门的人员使用和定级实施监督.人事部门不参与业务的分工.
财务部门的任务,是对公司的财务金融实施全面的管理,监督广告预算的执行,收取广告费用,交纳各种税收,核发人员工资,核算企业盈亏,并对广告活动费用和公司行政性开支实施控制.
审计部门的工作任务,是对公司的财务制度执行情况实施监督,防止公司在经营中出现不规范行为或违法行为,实施广告公司经营中的自律约束.
机要部门负责公司的文件收发,借阅,保管和归档管理,并为企业建立各类业务档案,检查保密情况.
后勤部门的工作任务,是协助公司业务部门的工作,为各业务部门开展广告活动提供物质支援和后勤保障.